Kontakt
Lyssna

Upphandling steg för steg

1.  Behovsanalys

För att tillgodose kommunens behov av varor och tjänster görs fortlöpande analyser för att utreda om behovet är regelbundet och likartat inom flera verksamheter.

När behovet är fastställt upprättas ett upphandlingsdokument tillsammans med sakkunniga inom kommunen. upphandlingsdokumentet beskriver vad som ska upphandlas samt vilka krav som ställs på leverantören och varan eller tjänsten. Upphandlingsdokumentet ska även beskriva hur utvärderingen av anbuden kommer att genomföras.

2. Annonsering och anbudsgivning

Upphandlingsdokumentet ska annonseras offentligt så att leverantörer får möjlighet att lämna anbud. Annonseringsperioden varierar beroende på upphandlingens värde och komplexitet. Vanligtvis annonseras en upphandling i 21-52 dagar.
Anbud ska lämnas i skriftlig form, elektroniskt via ett elektroniskt upphandlingsstöd. Anbud via fax eller e-post är inte tillåtet.

3. Prövning av anbud

Prövningsfasen innehåller olika moment:
Kontroll av leverantörens lämplighet — kvalificering
Tilldelning av kontrakt — utvärdering av anbud

Granskningen av anbudslämnarens lämplighet görs utifrån de krav som ställs i förfrågningsunderlaget. Lämpligheten kan gälla leverantörens ekonomiska ställning och kapacitet.

Kontraktet tilldelas enligt den utvärderingsgrund som angetts upphandlingsdokumentet. Ett kontrakt tilldelas den leverantör vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för kommunen.
Vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska utvärderas på någon av följande grunder:
- bästa förhållandet mellan pris och kvalitet,
- kostnad, eller
- pris.

Ett anbud som inkommer för sent får inte tas upp till prövning, även om förseningen har orsakats av någon annan än anbudslämnaren.

4. Tilldelning av kontrakt

Efter utvärderingen fattas beslut om tilldelningen av kontrakt. Samtliga anbudslämnare ska underrättas om detta samt skälen till beslutet.
 
När tilldelningsbeslut meddelats anbudslämnarna inträder en avtalsspärr. Avtalsspärren innebär ett förbud mot att ingå avtal under minst 10 dagar.
Avtalsspärren är också en tidsgräns för leverantörer att överpröva beslutet.
 
Om en anbudsgivare finner att kommunen handlat felaktigt i upphandlingen och anser sig ha lidit skada på grund av det kan anbudsgivaren begära överprövning av upphandlingen. Det sker vid en förvaltningsrätt. Om förvaltningsrätten anser att anbudsgivaren har rätt i sin fråga kan upphandlingen behöva rättas eller göras om.

Leverantörer har även rätt att vid allmän domstol väcka skadeståndstalan. Talan ska normalt väckas inom ett år.

5. Kontraktsskrivning

Om ingen överprövning har inkommit kan den upphandlande myndigheten teckna avtal med antagen leverantör när avtalsspärren har passerat.

6. Uppföljning av kontrakt

Under avtalsperioden kontrollerar kommunen att leverantören följer sin del av avtalet genom uppföljning. 

Läs mer om upphandling hos Upphandlingsmyndighetenlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster och Konkurrensverket. länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster 

Kontakt

Marlene Sahibzada, upphandlingschef
031-724 63 21
marlene.sahibzada@harryda.se