Det är inte alltid helt enkelt att ta sig igenom hela processen utan att missa något. Glömda bilagor och uteblivna underskrifter kan i värsta fall ställa till det rejält för företaget som tänkt sig en helt annan utgång. Därför arbetar kommunen med en rad åtgärder för att förenkla i största möjliga mån.

– Om senast två år hoppas jag att hela upphandlingsprocessen ska vara webbaserad, säger Carin Bergdahl. Då blir det inga fler papper, bara ett elektroniskt formulär.

Allt ska besvaras i tur och ordning, annars kan du inte gå vidare. På så sätt blir det bättre för leverantörerna. Alla upphandlingar läggs ut på upphandlingar.nu, en gemensam webbsida för Göteborgsregionen. När intresserade företag laddat ner en anbudsansökan kan ansvarig upphandlare se vilka det är. På så sätt kan de aktuella företagen nås av ny information som ofta tillkommer under resans gång.

Alla ska ha samma information

Sedan 2008 finns nya riktlinjer för offentlig upphandling. Ramavtalen är numera reglerade i lagen och upphandlingen är mer uppstyrd. Bland annat använder man sig av rangordning, det vill säga att den leverantör som var bäst i upphandlingen alltid ska tillfrågas i första hand. Kan denna då inte leverera enligt avtal ska nästa leverantör i rangordningskön tillfrågas. En andra konkurrensutsättning kan också användas.

Priset avgör inte alltid

– Vi ställer tuffa krav på anbudsgivaren hur det ska utföras, så redan i början är det många som faller ifrån. För att kunna vinna en upphandling är det många "skallkrav" som man ska klara.

Tidigare omgärdades tilldelningsbeslutet, det vill säga det slutgiltiga valet av leverantör, av sekretess till dess att kontraktet var signerat. Men sedan några år underrättas nu samtliga anbudsgivare och de har tio dagar på sig för en eventuell överprövning till Länsrätten. Och det är många som utnyttjar den möjligheten.

– Ja, man kan nästan säga att det byggts upp en hel marknad kring överprövning av beslut, säger Carin Bergdahl. Jag tycker att det är bra att möjligheten till överprövning finns men samtidigt gör det processen mer utdragen. Ibland kan det ta nästan ett år innan allt är klart.

Lämna anbud på delar i stora upphandlingar

– Vi får kritik ibland för att det blir så stora upphandlingar att det inte är lönt för de mindre att vara med. Men så behöver det inte alls vara för ofta finns det möjlighet att lämna anbud på delar av en upphandling.

Så man kan vara med även om man inte är stor!